Vraag en antwoord inkoopbeleid

Hoe word ik uitgenodigd om een offerte uit te brengen voor een opdracht in de gemeente Oldebroek?

De gemeente is aanbestedingplichtig. Dat wil zeggen dat inkopen boven de door de Europese Commissie vastgestelde drempelwaarden Europees moeten worden aanbesteed conform richtlijnen in de Aanbestedingswet 2012. Opdrachten worden door of namens de gemeente gepubliceerd op de website Tenderned. Met de komst van de nieuwe aanbestedingswet heeft de gemeente haar drempelbedragen onder de Europese aanbestedingsgrens verhoogd. Deze zijn nu in lijn met bedragen die worden genoemd in de Gids Proportionaliteit. Per 1 januari 2014 zijn ook de drempelwaarden voor Europese aanbestedingen iets naar boven bijgesteld door de Europese Commissie. Dit vergroot de kansen van MkB en lokale ondernemers om kans te maken op een opdracht bij de gemeente.

Bij inkopen onder de drempelwaarden (leveringen/diensten € 207.000,- en werken € 5.186.000,- exclusief btw) geldt het gemeentelijk inkoopbeleid. Het inkoopbeleid is geplaatst op de website van de gemeente en voor iedereen toegankelijk. Opdrachten die onder de drempel vallen worden aanbesteed via een Nationale procedure ofwel door middel van een enkelvoudige of meervoudig onderhandse inkoopprocedure. In die laatste twee gevallen is de inkoper vrij om een leveranciersselectie te maken.

Het gemeentelijke inkoopbeleid schrijft voor dat bij onderhandse aanbestedingen minimaal één lokale leverancier wordt benaderd om een offerte uit te brengen. De leverancier is lokaal wanneer men een standplaats heeft in de gemeente Heerde, Hattem of Oldebroek. Daarnaast moet de leverancier voldoen aan de selectiecriteria die de inkoper heeft gesteld. Deze kunnen variëren en worden bepaald door de aard van de werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd of geleverd.

De inkoper onderzoekt tijdens het marktonderzoek of uw bedrijf voldoet aan de selectie-eisen. Bij meervoudig onderhandse inkooptrajecten selecteert de inkoper minimaal 3 en maximaal 5 partijen om een offerte uit te brengen. Indien er meer dan 5 partijen zijn, wordt vaak door middel van loting het aantal gereduceerd tot maximaal 5.

Deze leveranciers worden vervolgens benaderd om een offerte uit te brengen voor het werk. Per aanbesteding variëren de criteria op basis waarvan leveranciers worden geselecteerd. Dit zijn criteria zoals:

  • Technische- en beroepscriteria;
  • Financieel en Economisch draagvlak;
  • Beroepsbevoegdheid;
  • Kerncompetenties;
  • Etc.

Indien u niet wordt benaderd, behoort u niet tot de geselecteerde leveranciers.

Klopt het dat vaak dezelfde aannemers aan het werk zijn in de gemeente Oldebroek? Klopt het dat het in veel gevallen aannemers van buiten de gemeentegrenzen zijn?

Als leveranciers een goede staat van dienst hebben bij de gemeente is het aannemelijk dat zij opnieuw worden benaderd voor het uitbrengen van een offerte als nieuw werk zich voordoet. De gemeentelijke inkoper is echter verplicht om bij bepaalde drempelwaarden (zie inkoopbeleid) concurrentie te stellen en meer offertes op te vragen.

De aannemers die aan het werk zijn, hebben een offerte ingediend die is aangemerkt als beste inschrijving en zowel kwalitatief als prijstechnisch het hoogst werd beoordeeld.

Daarnaast is het mogelijk, dat de gemeente in een eerder stadium een inkooptraject heeft uitgevoerd waarna een raamovereenkomst is afgesloten met bepaalde leverancier (-s). Dan wordt bij nieuw werk geen offertetraject meer uitgevoerd, maar direct gegund aan de gecontracteerde aannemer.

Hoe zorgt de gemeente Oldebroek ervoor dat meer lokale ondernemers een kans krijgen op werk van de gemeente Oldebroek?

In de aanbestedingswet 2012 is onder meer vastgelegd dat voor elke ondernemer gelijke behandeling plaatsvindt. Lokale ondernemers kunnen om die reden niet worden bevoorrecht ten opzichte van niet-lokale ondernemers. Ter bevordering van de lokale midden- en kleinbedrijven, heeft de gemeente in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid onder meer opgenomen dat bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal één lokale ondernemer wordt gevraagd om een offerte uit te brengen op het werk.

Daarnaast wordt, indien mogelijk, een opdracht in kleine percelen opgedeeld, waardoor ook kleinere bedrijven kunnen inschrijven. Het aangaan van combinaties of werken met onderaannemers wordt in beginsel niet uitgesloten door de aanbestedende dienst.

Zijn er mogelijkheden voor mij als kleinere ondernemer om me in te schrijven voor werk van de gemeente? Eventueel samen met andere ondernemers?

Indien de gemeente offertes aanvraagt, staat in de aanvraag vermeld of men het werk zelf uit moet voeren of dat bepaalde onderdelen in onder aanneming mogen worden uitgevoerd. In dat laatste geval is het mogelijk gezamenlijk in te schrijven met bijvoorbeeld een hoofdaannemer. Er moet duidelijkheid zijn over aansprakelijkheid bij uitvoering van de opdracht. Soms moeten zowel hoofd- als onderaannemer voldoen aan gestelde geschiktheids- (-selectie) eisen waardoor gezamenlijke inschrijving niet mogelijk is.

Het is zinvol om in een vroeg stadium afspraken te maken met andere aannemers en niet pas actie te ondernemen op moment dat de offerte-aanvraag speelt. Dan is vaak maar korte tijd beschikbaar voor het indienen van de offerte, die dan nodig is om de offerte te maken.

Bij wie moet ik zijn met klachten over een procedure met betrekking tot aanbestedingen?

Klachten over een lopend inkooptraject van de gemeente Heerde, Hattem of Oldebroek kunnen worden gemeld via InkoopH2O@hattem.nl. De inkoop coördinator neemt deze klacht in behandeling, indien zij niet betrokken is bij het betreffende inkooptraject. Indien zij wel betrokken is, wordt de klacht door een collega behandeld.

Indien de afhandeling van de klacht niet naar tevredenheid is uitgevoerd, heeft u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij het klachtenloket van de Rijksoverheid. Er is een procedure geschreven op welke wijze u de klacht kunt indienen. Bekijk de procedure klachtenafhandeling (pdf, 22kb).

Wat voor gevolgen heeft de nieuwe aanbestedingswet voor mij als ondernemer?

De aangepaste wet is er onder meer op gericht om MkB-ers meer kans te geven om voor opdrachten in aanmerking te komen bij aanbestedende diensten en voor minder administratieve lasten te zorgen bij zowel aanbestedende dienst als inschrijvende partijen.

De aanbestedingswet is veelomvattend en is voor zowel aanbestedende diensten als voor ondernemers vaak complex. De gemeente adviseert om een cursus te volgen of een informatiebijeenkomst (bijvoorbeeld bij een inkoopopleiding of bij branchevereniging) bij te wonen met uitleg over de wet, waarin tevens veel tips worden gegeven over hoe je moet inschrijven bij (grote) aanbestedingen.

Op deze websites is meer informatie te vinden over aanbesteden en de wijzigingen in de nieuwe aanbestedingswet 2012: