Toelichting bij vergunningsplichtige evenementen

In deze toelichting leest u belangrijke informatie over het organiseren van evenementen in de gemeente Oldebroek. Ook leest u hier aanvullende informatie over de benodigde bijlagen. Lees dit goed door voordat u een aanvraag doet.

Uw aanvraag

Het is belangrijk dat u de gegevens over het evenement volledig invult. Een complete en goed verzorgde aanvraag is vlotter te beoordelen en af te handelen. Als de aanvraag niet compleet is of onduidelijk, dan krijgt u een bericht met het verzoek om de aanvraag aan te vullen. De termijn van behandelen wordt verlengd met de termijn die u krijgt voor het aanvullen van de gegevens. Als u niet, of niet voldoende aanvult, nemen wij uw aanvraag niet in behandeling.

Als u een evenement organiseert, moet u zich houden aan de wettelijke regels die gelden bij evenementen. Deze regels kunt u vinden op overheid.nl.

Plaatsen van objecten

Van alle objecten is het nodig dat u een goede situatietekening met de informatie over plaats en grootte van de objecten als bijlage toevoegt. Schaal minimaal 1:1000.

Podiums en tribunes

Als u podiums of tribunes plaatst, dan moet u een bouwboek als bijlage toevoegen. In een bouwboek staan onder andere de bouwtekeningen en kwaliteitseisen waaraan een podium of tribune voldoet. U kunt dit document opvragen bij uw leverancier.

Tenten

Als een tent, waarin 50 personen of meer tegelijk in aanwezig zullen zijn, wordt geplaatst moet u een inrichtingstekening met maatvoering en een tentboek als bijlage toevoegen. In een tentboek staan onder andere de bouwtekeningen en kwaliteitseisen waaraan de tent voldoet. U kunt dit document opvragen bij uw leverancier.

Aansluiten tijdelijke sanitaire unit

Voor het aansluiten van de afvoerslang van een tijdelijk sanitaire unit mag u géén gebruik maken van een straat- of trottoirkolk. Voor een juiste aansluiting van de afvoer stemt u eerst af met de gemeente. Neem daarvoor contact op met de medewerker rioleringen via tel. 0525 63 82 00.

Geluid

Als u versterkte spraak en/of muziek laat horen tijdens het evenement, moet u een Geluidsplan als bijlage toevoegen. Hierin staan maatregelen die de organisator neemt om onnodige geluidsoverlast tijdens het evenement te voorkomen. Ook moet u hierin de te gebruiken geluidsinstallatie vermelden. De organisatie moet zelf geluidsmetingen doen conform het Geluidsbeleid, en deze ook registreren zodat de gemeente deze naderhand kan inzien bij klachten. Verder is de positie van de tent / het podium belangrijk en dienen de speakers zo gunstig mogelijk opgesteld te worden om de geluidsoverlast te beperken.

In de Zondagswet is geregeld dat ontheffing voor het toepassen van versterkte spraak of muziek niet mag vóór 13.00 uur.

Veiligheidsplan

U moet met een Veiligheidsplan laten zien hoe u de veiligheid op het terrein en de persoonlijke veiligheid van het publiek heeft geregeld. Het Veiligheidsplan kunt u eventueel aanvullen met een Hulpverleningsplan. De richtlijn is 1 EHBO-er per 1000 bezoekers en minimaal 2 EHBO-ers. Bijvoorbeeld: 2500 bezoekers = 3 EHBO-ers.

Verkeersplan

Als er verkeersmaatregelen nodig zijn, dan moet u dit uitwerken in een verkeersplan. Dit kan een situatietekening (schaal minimaal 1:200) zijn waarop u de plaats en aard van de te treffen verkeersvoorzieningen aangeeft. Bijvoorbeeld: vluchtroute(s), route van hulpdiensten, afzettingen en bebording, verkeerscirculatieplan, parkeerterrein. Als een overzichtstekening van een groter gebied nodig is, kan dat met een afwijkende schaal, op voorwaarde dat details groter zijn weergegeven (bijvoorbeeld 1:200). Lees meer informatie over het opstellen van een verkeerplan.

Drank en horeca

Voor het tegen betaling verstrekken van zwak-alcoholische dranken moet degene die verantwoordelijk is voor de exploitatie een ontheffing aanvragen op grond van de Alcoholwet met het formulier Zwak-alcoholhoudende drank verstrekken, ontheffing.

Reclame

Tijdens het evenement mag op het evenemententerrein reclame aanwezig zijn. U mag een activiteit of evenement, maximaal 14 dagen van tevoren, aankondigen met driehoeksborden of sandwichborden die zijn vastgemaakt om een lantaarnpaal. U meldt dit vooraf bij de gemeente. De regels die gelden bij het tijdelijk plaatsen van reclame en hoe u dit meldt leest u op de pagina Tijdelijke reclame plaatsen voor een evenement.

Draaiboek

Bij het aanvragen van een evenementenvergunning moet u als bijlage een draaiboek meesturen. Hierin staat onder andere informatie over de werkzaamheden, activiteiten, verantwoordelijkheden en contactpersonen.