Evenement organiseren
Wilt u in de gemeente Oldebroek een evenement organiseren? Dan heeft u een evenementenvergunning nodig of een toestemming voor een klein evenement. Voorbeelden van evenementen zijn een braderie, een optocht, een (muziek)feest, een plechtigheid of een herdenking.
Evenementen die niet onder de definitie van een evenement vallen zijn: evenementen die niet voor elk publiek toegankelijk zijn, maar alleen voor genodigden, zoals verjaardagen, bruiloften en bedrijfsfeesten. In sommige gevallen kan een besloten feest wel onder een evenementenvergunning vallen. Bijvoorbeeld wanneer het georganiseerd wordt in een openbaar toegankelijk gebied wat een aantrekkende werking kan hebben. Daarnaast kan het zo zijn dat er wel andere vergunningen/toestemmingen nodig zijn, zoals bijvoorbeeld een geluidsontheffing. Heeft u hier vragen over, stel deze dan via evenementen@oldebroek.nl.
Lees voor meer informatie het Evenementenbeleid.
Als uw evenement aan alle onderstaande regels voldoet, dan is een kennisgeving genoeg.
- Maximaal 500 personen aanwezig;
- De activiteiten vinden van maandag tot en met zaterdag plaats tussen 07.00 uur en 24.00 uur en/of zondag tussen 13.00 uur en 24.00 uur;
- Er vindt geen bedrijfsmatige verstrekking van alcohol plaats;
- Er is op maandag tot en met zaterdag geen versterkte spraak en/of muziek voor 07.00 uur of na 23.00 uur;
- Er is op zondag geen versterkte spraak en/of muziek voor 13.00 uur of na 23.00 uur;
- De activiteiten vormen geen belemmeringen voor het verkeer en hulpdiensten;
- Er worden alleen kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van maximaal 25 m2 per object, en;
- Er is geen sprake van een vechtsportevenement- of gala.
Indieningstermijn
Een kennisgeving moet uiterlijk 3 weken voordat u het kleine evenement organiseert ingediend zijn.
Kosten
Een kennisgeving klein evenement indienen is gratis.
Voldoet uw evenement niet aan de regels voor een kennisgeving klein evenement? Dan heeft u een evenementenvergunning nodig. U heeft ook een evenementenvergunning nodig als de activiteit voor ieder publiek toegankelijk is (met of zonder kaartverkoop) en als het om een activiteit of een herdenking gaat.
Onderstaande evenementen hebben altijd een evenementenvergunning nodig:
- Muziek op het terras
- Wielersportevenementen
- Recreatieve toertocht
- Kermis
- Evenement in een gebouw of op een terrein waar in het omgevingsplan niet de activiteit ‘evenement’ aan is toegekend. Of waarbij de normale bedrijfsvoering anders is dan het houden van evenementen
- Vechtsportevenement of -gala
Andere redenen waarom een evenementenvergunning nodig zou kunnen zijn, is bijvoorbeeld wanneer er een openbaar evenement georganiseerd wordt waarbij er impact op de openbare orde en veiligheid wordt verwacht.
Evenementenvergunning aanvragen
Indieningstermijn
Een aanvraag voor een evenementenvergunning moet uiterlijk 14 weken voor de geplande datum van het evenement worden ingediend.
Kosten
- Een evenement met 0 tot 500 bezoekers: € 112,55
- Een evenement met 500 bezoekers tot 1000 bezoekers: € 381,55
- Een evenement met 1000 bezoekers tot 2500 bezoekers: € 572,35
- Een evenement met meer dan 2500 bezoekers: € 667,80
Deze kosten zijn met uitzondering van eventuele ontheffingen voor geluid, verkeer en Alcoholwet.
Voor een evenement, ongeacht het aantal bezoekers, georganiseerd door inwoners van de gemeente Oldebroek die zich hiervoor als vrijwilliger inzetten en/of voor algemeen nut beogende instellingen (ANBI's) is het tarief voor een vergunning: € 112,55.
Onder ‘vrijwilliger’ verstaan wij: iemand die voor anderen of de samenleving in georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald werk verricht.
Een volledige aanvraag voor een evenementenvergunning bestaat uit:
- Een ingevuld aanvraagformulier.
- Een draaiboek inclusief veiligheidsplan, waarin in, passend bij de aard van het evenement, de volgende onderwerpen zijn opgenomen:
- Informatie over het organisatieprofiel; ervaring organisatie, contactgegevens
- Informatie over het locatieprofiel; locatie en omgeving
- Informatie over het publieksprofiel; doelgroep
- Informatie over milieu/duurzaamheid; bijv. plaatsen afvalbakken, stroomvoorziening etc.
- Informatie over de bereikbaarheid/mobiliteit; parkeren, wegafsluitingen etc.
- Informatie over de wijze van communicatie tijdens en voorafgaand aan het evenement
- Informatie over het geluid
- Informatie over de gezondheid; inzet van zorgverleners en plaatsing van sanitair
- Informatie over de openbare orde en veiligheid; inzet beveiliging, te treffen maatregelen en beschrijving scenario’s (zie format Draaiboek inclusief veiligheidsplan)
- Een plattegrond op schaal, of met afmetingen van het terrein met daarop de objecten ingetekend.
- Bij het plaatsen van een tent, waar meer dan 150 personen aanwezig zijn: inrichtingstekening met maatvoering en tentboek
- Bij het plaatsen van podia, tribunes en overige objecten: Constructietekening en - berekeningen van de objecten. Waarbij rekening wordt gehouden met de richtlijn Constructieve veiligheid bij evenementen van het Centraal Orgaan Bouwconstructies.
- Bij het treffen van verkeersmaatregelen: een verkeersplan.
Download het format Draaiboek inclusief veiligheidsplan (Word, 5mb).
Een evenementenkalender geeft inzicht in het aantal en de spreiding van evenementen in de gemeente, voorkomt overbelasting van locaties en biedt overzicht aan gemeente, hulpdiensten, inwoners en bezoekers. Daarom vraagt de gemeente Oldebroek organisatoren om hun evenement vóór 1 oktober aan te melden voor het daaropvolgende jaar. Let op: dit is geen vergunningsaanvraag.
Aanmeldformulier evenementenkalender (pdf, 105kb)
Als er geen aanmelding voor de evenementenkalender is ingediend, betekent dit niet direct dat het evenement niet door kan gaan. Er kan dan bekeken worden of de gewenste locatie en datum beschikbaar is en of er capaciteit van de gemeentelijke- en/of hulpdiensten is.
De gemeente kan een vergunning weigeren om de volgende redenen:
- In het belang van de openbare orde.
- De verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen kan niet worden gegarandeerd.
- In het belang van de zedelijkheid (normen en waarden) of gezondheid.
- Ter bescherming van het milieu.
U kunt bezwaar maken tegen de beslissing van de gemeente. Dit moet u binnen 6 weken doen. Als u het niet eens bent met de uitspraak op het bezwaarschrift, kunt u in beroep gaan bij de rechtbank.